Bazy Danych – Potęga i zagrożenia w bitach.

Każdy CRM potrzebuje do działania bazy która musi zawierać pewne dane i informacje. Mogą być postawą do wyszukiwania i operacji analitycznych.

• Dane – wartości w bazie, zazwyczaj niezrozumiałe bez odpowiedniej interpretacji w postaci nazw pola czy rekordu;
• Informacje – dane przetworzone, zrozumiałe dla użytkownika końcowego przed interfejsem;
• Bazy danych dynamiczne – operacyjne – wykorzystywane w codziennym funkcjonowaniu firm. Wszędzie tam gdzie mamy do czynienia z gromadzeniem, przechowywaniem i modyfikowaniem ich. Mogą być to pola zmiana wartości i opcji w na przykład eBOK na UI. Dane są dynamiczne, bo ulegają ciągłym zmianom. Aktualny stan jakiegoś parametru. Dane czy opcje na kartach klienta albo pacjenta.
• Bazy danych statyczne – analityczne – wykorzystywane do przechowywania danych historycznych (do analizy zmian zjawisk w czasie ). Dane są statyczne, co oznacza, że rzadko się zmieniają. To stan obiektu w określonym momencie czasu przykładowo adres zamieszkania, data urodzenia, posiadany produkt.

Administrowanie danymi a administrowanie bazą danych

Administrowanie danymi jest to funkcją jaką wykonuje się na bazach, związaną z zarządzaniem, planowaniem i dokumentowaniem posiadanych zasobów danych w organizacji.

Kluczową ideą administrowania danymi jest to, że dane, podobnie jak kapitał, kadry powinny być traktowane w firmie jako zasoby wymagające zarządzania. W tym sensie funkcja administrowania danymi jest widziana jako podstawowa. A jej administracja i płynnoś procesów z tym związanych jest kluczowa w każdej firmie.

Zbiór czynności, za które jest odpowiedzialny administrator danych:

1. Konsultacja – na temat wszystkich aspektów związanych z metadanymi organizacji (dane na temat danych – informacje opisujące czym są dane i jak maja być traktowane przez systemy np CRM)

2. Zbiorowa świadomość – informowanie na temat znaczenia danych, Jak ważne są dal systemów roboczych. Kto ma dostępu do nich. I celu dla jakiego są przechowywane oraz przetwarzane. Wymaga też tego RODO.
   

3. Wymagania dotyczące danych – To kreowanie ogólnej architektury danych w organizacji. Czyli gdzie i do czego są potrzebne.

4. Analiza danych –  Sposób używania metodyki analizy danych do tworzenia biznesowych modeli danych. Wymaga tez odpowiedniego budowania zapytań.
   

5. Kontrola danych – Wszystkie sposoby implementowanie standardów, które mają  zapewniać kontrolę dostępu do danych. Tak użytkowników jak i programów.
   

6. Definicja danych – standardy formatowania wartości i czym one są.
   

7. Integralność danych to wszystkie sumy kontrolne oraz prawidłowość kopi szczególnie do przenoszenia i wykorzystywania przy zapisach i odczycie.
   

8. Prywatność danych – Wszystkie ważne wytyczne, które weszły z wprowadzeniem RODO. Również ich ochrona przed dostępem niepowołanym.
   

9. Współdzielenie danych – tak by były dostępne między aplikacjami dla rożnych systemów.

Jak widać tu jest wiele aspektów którym należy zająć się w firmie mającego szczególnie do czynienia z danymi klientów a tym samym danymi wrażliwymi. Gdzie nacisk kladzie się na prywatność i ochrony danych.

Podstawa administracji danymi

Dlatego sama administracja obejmuje:

• ​techniczna implementacja systemów baz danych
• ​zarządzanie systemami baz danych
• ​opracowywanie zasad ich użycia
• ​sprawowanie kontroli.

Takie zadania zawsze będzie miał administrator danych tak fizycznych jak i elektronicznych.

A co mają systemy do tego?

Wymagania stawiane systemom które posiadają  bazy danych:

• Kontrolowana redundancja (świadoma)

• Różnorodne korzystanie z bazy (różni użytkownicy)

• Możliwość szybkiej pracy konwersacyjnej

• Łatwość rozwoju i reorganizacji

• Dostępność i wydajność (różny stopień)

• Tajność (różny stopień)

• Zabezpieczenie przed zgubieniem danych

• Szybka odnowa po awariach

• Fizyczna i logiczna niezależność danych – zmiany w sprzęcie i metodach są niezależne od zmian w ilości danych i strukturze danych)

Pamiętaj że każda firma ma obowiązek odpowiednio tworzyć kopie baz. Ale jest to też Wymóg ekonomiczny pozwalający na uniknięcie katastrofy po ich utracicie. Dane są elementem majątku firmy. Dane od zawsze były gromadzone w firmach w różnej postaci. Od Kartek poprzez dyskietki, płyty CD i DVD oraz dyski sieciowe do zewnętrznych bazy na dyskach online. Od manualnych operacji do automatycznych i skomputeryzowanych działań były one zawsze cennym wkładem w firmie.

Archiwizacja to nie tylko kopia.

Dla tego jest tak ważne by posiadać odpowiednią procedurę archiwizowania danych (strategia archiwizowania):

1. Tworzenie kopii zapasowych i odtwarzanie danych – by uchronić się od skutków awarii i ataków.
   
2. Kontrola danych (grupy, hasła, dostęp uprawnienia)
3. Standardy formatu danych
   
4. Szacowanie wpływu zmian na użycie danych trzymanych w systemie baz danych
5. Bieżące monitorowanie działania systemu
6. Fizyczne projektowanie bazy
7. Zapewnienie prywatności, bezpieczeństwa i integralności danych na poziomie fizycznym i elektronicznym.
   
8. Szkolenie pracowników.

Poprawność danych i ich współdziałanie z systemami to tylko część aspektów związanych z danymi. Ich rola w firmie jest nie oceniona a utrata czy uszkodzenie może powodować wielkie straty.